Как обработать данные Честного Знака в Excel
Данные системы «Честный знак» стали доступны производителям и импортерам. Осталось выбрать, где безопасно хранить данные и как с ними работать. Популярный вариант MS Excel. Разберем особенности работы с этим инструментом.
Как обычно, подробные разборы будем проводить на примере вымышленной компании ООО “Цезарь”. Маркетолог этой компании воспользовался инструкцией и успешно скачал данные системы Честный Знак в формате CSV. Теперь пора подготовить на базе данных аналитические отчеты.
Excel подойдет для загрузки первого отчета, чтобы познакомиться с данными.
Рассмотрим по шагам, что нужно сделать для построения аналитического отчета в Excel.Импорт данных из системы Честный Знак в Excel
CSV — это текстовый файл, в котором столбцы отделены друг от друга разделителями. Например, запятой или точкой с запятой. Импортировать его в Excel достаточно просто: воспользуемся для этого инструментом «Мастер текста», который учитывает разделители.
Инструкция как импортировать файл в Excel
Если импорт файла прошел успешно, появятся разложенные по столбцам данные: дата продажи, ИНН, название магазина, адрес, GTIN и количество проданных позиций.
Создание и ведение справочников
Данные «Честного знака» показывают ИНН и адреса продавцов, количество продаж и средневзвешенные цены. Но иногда для анализа потребуется обогащение данных.
Например, чтобы сделать аналитику по точкам продаж одной торговой сети, надо иметь под рукой список всех ИНН, входящих в сеть. Для этого нужны справочники. Сбор и поддержка справочников может занимать у специалиста от 1 до 40 часов в неделю.
Когда точки продаж меняются редко, а выпускаемых товаров немного — предприятие может вести справочники в Excel. Специалист сравнивает каждую продажу в импортированном файле и добавляет к ИНН признак сети. Быстро и просто.
Когда у предприятия большой ассортимент и точки реализации часто меняются, то справочники не ведут в Excel — данных слишком много. Для этого используют внешние базы данных (БД). Причем предприятие может как само собирать и обновлять такие справочники на основе открытых источников, так и купить готовые справочники у компаний-посредников.
Ритейл Дата Центр ведет базу розничных сетей, в которой более 240 тысяч адресов.
Данные «Честного знака» показывают объемы и средние цены продаж по ИНН. Можно опираться на данные «как есть» или делать углубленные отчеты с разбивкой по сетям и группам товаров. Для этого потребуется дополнительные классификаторы.
Построение графиков и диаграмм
Данные «Честного знака» помогают решать конкретную бизнес-задачу, поэтому для начала работ специалист выбирает срез данных, по которым будет строить отчеты: например, регионы продаж или группы товаров.Для анализа он копирует данные в отдельные листы и «причесывает» таблицу: суммирует продажи разных ИНН, входящих в одну сеть, объединяет несколько gtin в одну товарную позицию и так далее.
Часть данных можно визуализировать. В Excel есть набор стандартных графиков и диаграмм для простой визуализации.
Пример графика по всем ИНН одной сети
В результате маркетолог получил детальные и полезные отчеты: с графиками и привязкой к классификаторам своего справочника.Презентация коллегам
Результаты своей работы специалист ООО "Цезарь" отправляет отделу логистики, продаж и производству.Для этого он создает единый файл — презентацию со своими пояснениями. И пересылает коллегам по почте, в CRM системе или показывает при личной встрече. Кажется, что работа маркетолога на этом завершена: данные обработаны и учтены.
Данные Честного Знака вызывают новые вопросы у коллег
Но скорее всего, у коллег могут появиться комментарии и просьбы дополнить отчет. Замечания коллег — это совершенно нормально: ведь данные новые, и все хотят узнать их получше. Например, маркетолога ООО «Цезарь» попросили добавить в отчет зависимость объема продаж от цены по регионам.Правки и совместный доступ
На доработку ушло еще 4 часа: пришлось заново делать выборку по новым классификаторам, перестраивать графики и добавлять их в презентацию.Чтобы в следующий раз сэкономить время, можно настроить совместный доступ к Excel файлу на общем диске. Но нужно обратить внимание на несколько особенностей:
- права на доступ к файлу: скорее всего, придется задействовать системного администратора и предоставлять доступ отдельным людям;
- исправления в файле: если кто-то случайно внесет изменения, то из-за этого связи с графиками могут сбиться;
- разная трактовка данных: разные отделы могут запутаться в большом объеме данных и по-своему их интерпретировать;
- дополнительные версии: в процессе работы могут появиться несколько версий, и маркетологу важно не запутаться в них.
Специалист по безопасности Ритейл Дата Центр не рекомендует хранить данные Честного Знака на общем диске и открывать к ним совместный доступ. Это может привести не только к искажению и потере части данных, но и утечке информации, имеющей коммерческую ценность.
Регулярное обновление отчета честный знак
Итак, маркетолог «Цезаря» проделал всю работу: подготовил отчеты, презентовал их отделам и учел замечания коллег. Через какое-то время нужно снова выгружать данные из личного кабинета ЦРПТ и повторять предыдущие шаги. Делать это потребуется регулярно: раз в неделю, месяц или квартал.Чтобы упростить работу, маркетолог может использовать встроенные возможности Excel. Кроме общих формул в ячейках, можно самому прописать VBA макросы и пользовательские функции:
- создать систему связанных листов или таблиц, которые будут ссылаться друг на друга;
- сделать так, чтобы названия колонок и числовые форматы ячеек при импорте сразу приводились к общему виду;
- прописать, чтобы данные из справочника в Excel подтягивались автоматически: например, добавлялись столбцы с классификаторами торговых сетей или актуальными адресами точек продаж.
Excel-схема работы с данными Честного Знака
Дополнительный шаг: автоматическая выгрузка данных
Маркетологу будет удобно, если монотонную работу получится упростить. Например, чтобы данные из личного кабинета ЦРПТ выгружались сами собой, по расписанию. Достаточно только задать параметры: допустим, выгружать файлы каждый вторник за неделю.Для этого возможностей Excel уже не хватит — потребуется внешняя программа. В ней нужно будет настроить ETL процесс выгрузки с сайта ЦРПТ, а затем загрузку по API непосредственно в Excel файл. Задача достаточно сложная и придется задействовать грамотных IT-специалистов.
Ритейл Дата Центр автоматизирует регулярную загрузку данных Честного Знака без сложных настроек.
Excel удобен тем, что есть практически на любом рабочем компьютере. А его встроенных возможностей хватает, чтобы упростить свою работу без сложного программирования.
Но есть несколько ограничений:
- количество строк с продажами не может превышать 1 048 576;
- совместный доступ пользователей к файлу с отчетом неудобен;
- добавление справочников из внешней БД и автоматическую выгрузку по расписанию не выполнить без IT-специалистов;
- возможности по визуализации достаточно ограничены — создать полноценный дашборд не получится.
О других инструментах:
Как анализировать данные Честного Знака с помощью сервиса РДЦ
Поделиться:
Похожие статьи
Подпишитесь на дайджест РДЦ
обзоры рынка, инсайты, отчеты